Tata Ruang Kantor

A. PENGERTIAN DAN TUJUAN TATA RUANG KANTOR

      1. PENGERTIAN

Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut    juga Layout saja. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya didalam  ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai  berikut :

·      Menurut Drs.The Liang Gie mengatakan “Tata Ruang adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya”.

·        Menurut Litlefield & Petterson mengatakan “ Office lay out may be defined as the arrangement of furniture and equipment within available flour space” (tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabot dan alat perlengkapan pada luas yang tersedia).

       2. TUJUAN

Adapun tujuan dari penataan ruang kantor adalah sebagai berikut:

1.  Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kerja.

2.   Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang.

3.   Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staf yang sedang bekerja.

4.   Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari meja ke meja.

5.   Menghindarkan diri dari kemungkinan saling menganggu antara karyawan dengan        karyawan lainnya.

6.    Mempergunakan segenap ruangan dengan baik.

7.    Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh dan menganggu dari pekerjaan yang sunyi.

8.    Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari relasi dan tamu yang datang.

9.    Pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak yan terpendek.

Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa tata ruangan yang baik mempunyai beberapa keuntungan,  diantaranya:

 1.    Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai 

 2.    Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.

 3.    Mencegah para pegawai bagian lain terganggu oleh public yang akan menemui satu bagian lain.

 4.    Memungkinkan pemakaian ruangan secara efisien.

 5.    Pengawasan mudah dilaksanakan.

 6.    Terciptanya suasana kerja yang menyenangkan.

Drs. Moekijat mengatakan tata ruang yang baik akan memberikan manfaat sebagai berikut:

 1.    Merecanakan suatu kantor dengan baik akan memberikan efisiensi melakukan pekerjaan.

 2.    Penghematan penggunaan ruang lantai yang tepat.

 3.    Pengawasan dapat dipermudah.

 4.    Hubungan dapat dipercaya.

 5.    Perlengkapan dan mesin kantor berguna lebih baik.

 6.    Jalannya pekerjaan lebih lancar.

 7.    Menambah kesenangan dan semangat bekerja bagi karyawan.

B. ASAS-ASAS POKOK DAN PRINSIP TATA RUANG KANTOR

      1. Asas-Asas Pokok Tata Ruang Kantor  

   Azas tata ruang kantor

  Menurut Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada suatu kantor, keempat azas itu semestinya harus saling melengkapi agar tercipta suasana ruang kantor yang rapi dan teratur. Keempat Azas tersebut adalah:

   Asas jarak terpendek.   

Perubahan tata ruang kantor pada asas ini maksudnya adalah menata letak meja-meja dengan jarak antar meja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antar karyawan dapat lebih cepat. Jarak antar meja/unit yang jauh akan mengakibatkan perlu beberapa langkah untuk mencapai ke meja lain, bandingkan dengan jarak meja yang tidak terlalu lebar.

   

   Asas rangkaian kerja

    a. Asas Penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan menjadikan pekerjaan lebih cepat dan tidak membuat berseliweran pegawai lainya, karena pengaturan mejanya sudah runtut/teratur.   

    b. Asas penggunaan segenap ruangan

Maksudnya adalah tidak ada ruangan atau luas ruang yang tidak dimanfaatkan. Jika ada ruangan yang kosong maka dapat diletakan tanaman, hiasan, aquarium dan lain sebagainya sehingga membuat ruangan semakin nyaman dan asri.

   Asas perubahan susunan tempat kerja

Asas ini memungkinkan apabila di kantor ada perkembangan baik pada pekerjaan maupun pegawai tata ruang dapat diubah dengan mudah dan cepat.

      2. Prinsip-Prinsip Tata Ruang Kantor

a.    Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam garis lurus.

b.    Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan yang berhubungan harus  ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu bepergian.

c.    Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir mudik pegawai dan penyampaian surat-surat dalam jarak yang pendek.

d.    Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang menggunakannya.

e.    Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan.

f.    Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang terpaksa menghadap pada sumber cahaya.

g.    Kesatuan yang banyak berhubungan dengan masyarakat harus ditempatkan dibagian depan.

h.    Satuan yang pekerjaan bersifat gaduh, sebaiknya ditempatkan dekat jendela dan hendaknya dijauhkan dari satuan lainnya.

i.     Hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada pada dinding atau susun tangga yang mudah terjangkau oleh petugas.

C. BENTUK-BENTUK TATA RUANG KANTOR

    I. Tata Ruang Tertutup

Suatu tata ruang dikatakan terpisah-pisah atau tertutup apabila susunan ruang untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa bagian.

Keuntungannya:

·         Moral pekerja atau staf tetap terjaga.

·          Pekerjaan yang sifatnya rahasia tetap terjaga.

·          Menghindari gangguan dari pekerja satu ke yang lainnya.

·          Pimpinan akan lebih tenang dalam mengerjakan tugasnya karena tidak terganggu oleh kegiatan para karyawan.

Kelemahannya:

·         Pengawasan lebih sulit dilakukan karena terhalang oleh penyekat.

·         Cahaya sulit masuk dan udara sulit beredar sehingga suasana lebih pengap dan gerah.

·         Apabila diperlukan tukar tempat antara bagian yang satu dengan bagian yang lain sulit dilakukan dan sulit merubah ruangan.

·         Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantorataupun perubahan mengenai proses penyelesaian suatu pekerjaan agak sulit menampungnya.

II.  Tata Ruang Terbuka

Dalam susunan ini ruang yang dipergunakan untuk ruang bekerja tidak dipisah-pisahkan atau tidak menggunakan penyekat, tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka sehingga semua yang bekerja tampak mudah diamati dari satu sudut pandang.

Keuntungannya:

·         Pengawasan lebih mudah dan efektif terhadap segenap pegawai.

·          Hubungan antar pegawai cepat dan mudah.

·         Memperlancar arus pekerjaan dari meja satu ke meja yang lain tanpa orangnya harus mondar-mandir meninggalkan tempat kerja.

·         Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar.

·         Mudah merubah ruangan.

·         Perubahan organisasi menyebabkan perubahan tata ruang dapat dilayani dengan cepat dan luwes.

·         Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantoragak sulit menampungnya, karena ruangan terbatas.

Kelemahannya:

·         Dapat merendahkan moral atau staf. Karena cara hidup yang diawasi terus menerus.

·         Akan mengurangi keamanan bagi pekerjaan rahasia.

·         Pekerja akan kehilangan kepribadian.

·         Apabila ada pekerja yang ngbrol dan bermalas-malas antar teman sekerja dapat menggangu yang lain.

·         Peralatan kantor yang dapat menimbulkan suara gaduh akan menggangu pekerjaan lainnya yang membutuhkan ketenangan.

·         Pimpinan lebih terganggu ketenangan kerjanya, jika dibandingkan dengan ruang tertutup.

III. TATA RUANG KANTOR SEMI TERTUTUP  

    Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 meter.

·         Keuntungan ruang kantor semi tertutup adalah untuk menjaga privasi kerja

·          kerugian ruang kantor semi tertutup adalah perubahan tempat lebih sulit dilakukan.

D. LINGKUNGAN FISIK KANTOR

Salah satu yang harus diperhatikan dalam perencanaan gedung atau fisik kantor adalah lokasi.  Disamping itu faktor penting yang harus mendapat perhatian adalah faktor lingkungan, apabila  kehadiran suatu kantor tidak dikehendaki oleh lingkungan masyarakat maka kantor tersebut tidak dapat  bertahan lama dan akhirnya akan mati. Karena itu pula faktor lain yang harus diperhatikan, diantaranya:

a.       Pengembangan kantor dimasa yang akan datang.

b.      Gambaran perkembangan wilayah dimasa datang.

c.       Sumber tenaga kerja dan kebutuhan kantor.

d.      Udara yang bersih dan segar.

e.       Ongkos pemeliharaan yang rendah.

f.       Fasilitas-fasilitas angkutan yang lebih mudah.

E.  FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI TATA RUANG

      1. Perencanaan Cahaya

Penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan, diantaranya:

a. Hasil pekerjaan atau produktivitas bertambah.

b. Kualitas pekerjaan lebih baik.

c. Kesalahan-kesalahan berkurang.

d. Semangat kerja pegawai lebih baik.

e. Mengurangi ketegangan dan kelelahan.

f. Prestise lebih baik untuk perusahaan.

      2. Perencanaan Warna

   Dengan menggunakan warna yang tepat dan baik akan diperoleh keuntungan diantaranya:                                                          

  a.    Kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik pandangan

  b.    Mempunyai akibat yang tidak langsung terhadap efisiensi dan produktivitas pegawai.

  c.    Mencegah kesilauan akibat cahaya yang berlebihan.

  d.    Memelihara kegembiraan, ketenangan dan semangat bekerja pegawai.

  e.    Mengurangi rasa tertekan sehingga pegawai merasa lega dan bebas.

   Para ahli membedakan tiga warna pokok, yaitu:

a.    Warna merah adalah warna yang menggambarkan panas dan kegembiraan dalam kegiatan kerja. Warna merah dapat digunakan bagi alat untuk merangsang panca indra dan jiwa agar semangat dalam melaksanakan suatu pekerjaan.

b.    Warna kuning adalah warna yang menggambarkan kehangatan matahari dan berfungsi untuk merangsang mata dan syaraf, sehingga dapat menimbulkan perasaan riang gembira dengan melenyapkan perasaan tertekan.

c.    Warna biru sebagai warna dari langit dan samudera yang menggambarkan ketentraman dan keluwesan. Warna ini mempunyai pengaruh mengurangi ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah.

       Menurut Nadine Todd mengatakan bahwa warna memberikan pengaruh terhadap tamu yang   datang,  diantaranya:

a. Kepercayaan terhadap kantor

b. Efisiensi atau produktifitas

c. Moral

      3.Perencanaan Udara

Dengan pengaturan udara yang tepat dan baik maka diperoleh keuntungan-keuntungan, diantaranya:

a. Kenyamanan bekerja pegawai terjamin

b. Produktivitas kerja yang lebih tinggi

c. Kualitas pekerjaan yang lebih baik

d. Semangat kerja yang lebih tinggi

e. Kesehatan pegawai terpelihara dengan baik

f. Kesan yang lebih baik dari para tamu

       4.Perencanaan Suara    

 Dengan suara gaduh berakibat pada:

a. Gangguan mental dan saraf bagi pegawai

b. Kesulitan mengadakan konsentrasi

c. Kesalahan yang lebih banyak

d. Kelelahan yang bertambah

e. Semangat kerja pegawai berkurang

       Untuk mengatasi faktor suara yang sering mengurangi efisiensi kerja para pegawai, hendaknya diperhatikan hal berikut:

a.    Langit-langit atau dinding ruang dipakai lapisan-lapisan penyadap suara

b.    Mesin-mesin tik dibawahnya diberi alas karet busa tipis

c.    Pesawat telepon dibuatkan bilik kecil yang tertutup rapat

d.    Lantai-lantai ruang sebaiknya diberi alas karet atau semacam tegel dari bahan yang tidak banyak meneruskan suara.

 F. PEDOMAN DALAM MENYUSUN TATA RUANG KANTOR

1. Pekerjaan dikantor dalam proses pelaksanaan dapat menempuh jalan terpendek

2. Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secar lancer

3. Segenap ruang dipergunakan secara efisien

4. pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung dengan baik

5. pihak luar yang datang ke kantor tersebut mendapat kesan yang baik tentang kantor tersebut.

6. Susunan tempat kerja dapat diubah sewaktu-waktu diperlukan.

 G. LANGKAH-LANGKAH DALAM MENYUSUN TATA RUANG KANTOR

Penyusunan tata ruang dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut :

1. Buat denah kantor dalam ukuran skala, pintu masuk, jendela dan pilar gedung.

2. Pelajari pekerjaan (jenis, proses, urutan pekerjaan) yang tercakup dalam lingkungan kantor itu.

3. Tentukan letak meja kerja, lemari, mesin kantor dan fasilitas lainnya dengan berpedoman pada teknik penataan meja kerja.

4. Pindah atau hapus dan gambarkan kembali meja kerja, lemari, mesin kantor dan fasilitas lainnya masing-masingnya dan letakkan pada tempat yang dapat memenuhi prinsip dan asas tata ruang yang baik.

H. TEKNIK PENATAAN MEJA KERJA RUANG KANTOR

   Teknik penataan meja kerja dapat dilakukan dengan cara berikut :

1. Meja-meja kerja sebaiknya disusun menurut garis lurus menghadap ke jurusan yang sama atau dengan pola susunan yang saling bertolak belakang atau dengan posisi beradu punggung.

2. Pada tata ruang yang terbuka atau relatif besar, susunan meja-meja dapat terdiri atas beberapa baris.

3. Diantara baris meja dan blok suatu baris dengan blok baris lainnya perlu disediakan jarak untuk lalu lintas personil, atasan, maupun orang lain yang sedang mendapat layanan.

4. Lebar lorong diantara satu blok baris dengan blok baris lainnya sekitar 120 cm dan lorong diantara satu baris dengan baris lainnya sekitar 80 cm.

5. Meja untuk pimpinan dalam suatu ruang terbuka ditempatkan dibelakang menghadap searah dengan personil atau didepan personil berhadapan dengan personil.

6. Penempatan pimpinan suatu unit kerja dengan pimpinan unit kerja lain pada rung terbuka ditempatkan dekat dengan personil yang menjadi bawahannya.

7. Penempatan personil disesuaikan dengan jenis pekerjaannya, personnil yang banyak mengerjakan pekerjaan yang memerlukan konsentrasi kerja yang tinggi ditempatkan jauh dari lalu lintas orang-orang, demikian juga personil yang banyak berhubungan dengan pihak luar ditempatkan dekat pintu masuk.

8. Personil yang menggunakan alat kerja yang menimbulkan suara ribut (bising) ditempatkan pada tempat yang dapat meredam suara atau jauh dari personil lain yang memerlukan konsentrasi kerjayang tinggi

9. Personil yang memiliki perlengkapan kerja yang relatif sulit dipindahkan ditempatkan dekat dengan perlengkapan kerjanya

10.Personil yang memiliki alat kerja yang menimbulkan getaran ditempatkan jauh dari dinding atau tiang agar getaran tersebut tidak merembes kebagian lain.

11.Personil yang memiliki perlengkapan kerja lemari yang berat atau peti besi ditempatkan dekat dinding agar perlengkapan kerjanya ditempatkan menempel ke tembok atau tiang untuk mendapatkan penyangga

12.Pimpinan yang sering menerima tamu dan membicarakan hal-hal yang bersifat rahasia organisasi ditempatkan pada kamar tersendiri

13. Pimpinan atau tenaga ahli karena sifat pekerjaannya membutuhkan ruangan tersendiri dapat dibuat ruang tersendiri dengan ukuran 2,5x3,6 (9 m2), untuk keperluan meja pimpianan (150x90cm), kursi pimpinan, kursi tamu, lemari pajangan/arsip pimpinan, dan lorong untuk lalu lintas pimpinan dan tamu.

      I. STANDAR RUANG KANTOR

Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus diperhatikan dan diatur sebaik baiknya oleh setiap manajer perkantoran yang modern. Sebagai contoh di negara Inggris dalam 1963 telah ditetapkan undang-undang mengenai kantor (THE OFFICE ACT) yang antara lain menetapkan persyaratan atau stadar yang harus dimiliki oleh setiap ruang kantor. 

Standar itu meliputi hal hal sebagai berikut :

a.  Kebersihan

Bangunan, perlengkapan, dan perabotan harus dipelihara bersih

b.  Luas ruang kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai

Ruang kerja harus menyediakan luas lantai 40 square feet sama dengan 3.7 m2 untuk setiap petugas.

c.   Suhu Udara

Temperatur yang layak harus dipertahankan dalam ruang kerja ( minimum 16 C = 61F) 

d.  Ventilasi

Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan dalam ruang kerja

e.  Penerangan Cahaya 

Cahaya alam / lampu yang cocok dan cukup harus diusahakan, sedang perlengkapan penerangan dirawat dengan seharusnya

f.   Fasilitas kesehatan 

Kamar kecil, tolitet, dan sejenisnya harus disediakan untuk para petugas serta terpelihara kebersihannya

g.  Fasilitas Cuci 

Ruang Cuci muka / tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan handuk harus disediakan untuk secukupnya.

h.  Air minum

Air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan melalui pipa / tempat penampungan khusus 

i.   Tempat pakaian 

Dalam kantor harus disediakan temapt untuk menggantungkan pakaian yang tidak dipakai petugas sewaktu kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian yang basah

j.   Tempat duduk 

petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan sandaran kaki bila perlu

k.  Lantai, gang , dan tangga

Lantai harus dijaga agar tidak mudah orang tergelincir, tangga diberi pegangan untuk tangan, dan bagian–bagian yang terbuka diberi pagar

l.    Mesin

Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dari petugas yane memakainya harus cukup terlatih 

m.  Beban berat

Petugas tidak boleh ditugaskan mengangkat , membawa atau memindahkan beban berat yang dapat mendatangkan kecelakaan 

n.   Pertolongan pertama 

Dalam ruang kerja harus dissediakan kotak / lemari obat untuk pertolongan pertama maupun seseorang pegawai yagn terlatih memberikan pertolongan itu 

o.   Penjagaan kebakaran

 Alat pemadam kebakaran dan sarana untuk melariakn dari bahaya kebakaran harus disediakan secara memadai termasuk lonceng tanda bahaya kebakaran 

p.  Pemberitahuan kecelakaan

 Kecelakaan dalam kantor yagn menyebakan kematian atau absen petugas lebih dari 3 hari harus dilaporkan kepada pihak yang berwajib.

J.   MERANCANG TATA RUANG KANTOR BERBAGAI MACAM BENTUK

          Dalam merancang tata ruang suatu kantor, banyak hal yang harus diperhatikan diantaranya:

a)   Jenis atau bidang pekerjaan yang tercakup dalam ruang tersebut.

b)   Penempatan bidang pekerjaan sesuai dengan urut-urutan kegiatanya.

c)   Banyaknya personal/pegawai yang terlibat dalam jenisnya atau bidang pekerjaan tersebut.

d)   Tata letak atau penempatan personal/pegawai yang menangani jenis/bidang pekerjaan tersebut.

e)   Penerangan atau pencahayaan yang baik.

f)    Adanya ventilasi (pertukaran udara) yang memadai.

g)   Lain-lain hal yang penting dianggap penting, misalnya masalah keindahan dan kenyamanan ruangan

K. PRINSIP –PRINSIP TATA RUANG KANTOR

1.   Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam garis lurus.

2.   Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan berhubungan harus ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu bepergian.

3.   Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir mudik pegawai dan penyampaian surat-surat dalam jarak yang pendek.

4.   Meletakan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang menggunakannya.

5.   Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan.

6.   Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang terpaksa menghadap pada sumber cahaya.

7.   Kesatuan yang banyak berhubungan dengan masyarakat harus ditempatkan dibagian depan, sehingga mudah didatangi tanpa mengganggu bagian lain.

8.   satuan tugas yang dikerjakannya bersifat gaduh, sebaiknya ditempatkan dekat jendela dan sebaiknya dijauhkan dari satuan lainnya, lebih-lebih satuan yang banyak menjalankan pekerjaan otak.

9.   Hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada pada dinding atau susun tangga yang mudah terjangkau oleh petugas.

Meskipun secara garis besar tata ruang kantor terdiri dari dua macam, namun Sedarmayanti (2009: 128) berpendapat bahwa kedua jenis tata ruang tersebut masih dapat dibedakan lagi menjadi empat macam tata ruang kantor, yaitu :

1.      TATA RUANG KANTOR TERTUTUP / BERKAMAR (CUBICEL TYPE OFFICES)

Merupakan tata ruang kantor dimana masing-masing orang atau divisi dalam kantor dipisahkan melalui sekat-sekat maupun tembok sehingga ruang kerja terdiri dari kamar-kamar privat untuk melakukan berbagai aktivitas pekerjaannya.Bentuk dari ruang kantor ini bisa tertutup penuh hingga bagian plafon, ada yang hanya dibatasi oleh sekat separo badan maupun sekat setinggi manusia. Beberapa kantor dengan tata ruang tertutup ada yang memiliki pintu dan ada juga yang tak berpintu. Untuk kantor yang tidak berpintu sekat difungsikan untuk membatasi padangan mata agar dalam melakukan pekerjaan bisa lebih fokus.

Membuat kantor dengan tata ruang tertutup, bagai para pegawai yang bekerja didalamnya memiliki beberapa keuntungan. Keuntungan tersebut diantaranya adalah :

·     Dapat menjamin konsentrasi kerja karena pandangan dibatasi oleh sekat;

·     Memiliki privasi yang tinggi sehingga pekerjaan yang bersifat rahasia dapat terjamin kerahasiaanya;

·     Ruang kerja masing-masing divisi dapat dibedakan, dapat menjaga status masing-masing jabatan, dan terpeliharanya kewibawaan pimpinan;

·     Kebersihan kerja lebih terjamin karena masing-masing orang memiliki tanggung jawab atas ruang yang ia gunakan.

Selain beberapa keuntungan yang sudah disebutkan diatas, dengan menggunakan tata ruang kantor tertutup juga memiliki kelemahan dan kerugiannya, yaitu :

·     Karena adanya sekat pembatas, menyebabkan komunikasi antar pegawai tidak dapat dilakukan secara langsung;

·     Membutuhkan biaya lebih besar, mulai dari pembelian sekat, biaya pemeliharaan ruangan, pengaturan cahaya, dan biaya pembelian peralatan dan perlengkapan kantor lainnya;

·     Pemakaian ruangan tidak fleksibel jika suatu saat ada perubahan tempat maupun saat terjadi perombakan organisasi;

·     Kondisi kantor yang tertutup dapat mempersulit pengawasan;

·     Membutuhkan ruang yang lebih luas untuk menata semua peralatan dan perlengkapan kantor.

2. TATA RUANG KANTOR TERBUKA (OPEN PLAN OFFICES)

Tata ruang kantor terbuka adalah ruangan kerja yang didalamnya terdapat banyak karyawan maupun divisi kerja yang tidak dipisahkan oleh pembatas apapun sehingga ruang kerja terlihat cukup luas. Ruang kerja seperti ini biasanya karyawan dapat menempati satu meja khusus dan bisa juga dalam satu meja bisa ditempati oleh beberapa karyawan sekaligus.

Menggunakan tata ruang kantor yang terbuka memiliki beberapa keuntungan dan kerugian. Keuntungan jika menggunakan tata ruang kantor ini diantaranya adalah :

·     Pimpinan lebih mudah melakukan pengawasan terhadap kinerja masing-masing karyawan;

·     Mempermudah pengaturan cahaya karena dalam satu ruang tidak membutuhkan penerangan yang banyak sebagaimana tata ruang kantor tertutup;

·     Sirkulasi udara bisa lebih baik dan dapat diatur dengan mudah karena tidak terlalu banyak sekat maupun tembok permanen;

·     Dekorasi kantor bisa dibuat dengan mudah karena tidak terlalu banyak pernak-pernik yang dibutuhkan;

·     Lebih fleksibel jika suatu saat dibutuhkan perubahan tata ruang;

·     Komunikasi antar karyawan bisa lebih mudah karena tidak ada pembatas

·     Dapat dilakukan penyeragaman kerja dan mempermudah dalam pembagian peralatan kerja;

·     Lebih menghemat biaya, dan lain-lain.

Meskipun tata ruang kantor terbuka memiliki banyak kelebihan dan keuntungannya, namun dengan tata ruang ini juga memiliki beberapa kerugian, diantaranya adalah :

·     Para karyawan lebih sulit untuk fokus dalam melakukan pekerjaannya;

·     Suasana kerja berpotensi gaduh dan bising karena masing-masing orang bisa ngobrol dan bersenda gurau;

·     Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak jelas;

·     Kerahasiaan pekerjaan tidak terjamin karena masing-masing orang dapat memantau pekerjaan orang lain;

·     Kondisi kantor bisa terlihat kurang rapi jika banyak tumpukan berkas yang tidak ditata dengan baik.

3. TATA RUANG KANTOR BERHIAS/BERPANORAMA (LANDSCAPE OFFICES)

Tata ruang kantor berhias adalah ruang kerja yang dihiasi oleh berbagai elemen hias untuk mempercantik ruangan kantor. Beberapa elemen hias ini bisa berupa tanaman hidup, tanaman sintetis, maupun bahan dekorasi lain seperti kain, sterofoam, gabus dan lain sebagainya.

Beberapa perusahaan membuat tata ruang kantor berhias ini dalam bentuk seperti lingkunganoutdoor dimana di dalam kantor tersebut terdapat pemandangan alam yang terbuka sehingga dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih nyaman dan segar.

Keuntungan menggunakan tata ruang kantor ini adalah :

·     Suasana kerja dalam kantor lebih nyaman sehingga para pegawai lebih betah dalam kantor;

·     Suasana yang nyaman dapat meminimalisir ketegangan syaraf dalam bekerja;

·     Dapat menghindari kebisingan dan kegaduhan saat bekerja;

·     Produktivitas kerja dapat meningkat karena dalam melakukan pekerjaan bisa dilakukan lebih efektif dan efisien.

Beberapa kerugian yang mungkin terjadi jika menggunakan tata ruang kantor ini adalah :

·     Membutuhkan biaya yang besar untuk mendesain dan membuat dekorasinya;

·     Biaya pemeliharaan cukup tinggi;

·     Membutuhkan tenaga ahli yang dapat menciptakan suasana yang sesuai harapan.

4. TATA RUANG KANTOR GABUNGAN

Tata ruang kantor gabungan adalah ruang kantor yang terdiri dari gabungan antara beberapa bentuk ruang kantor tertutup, ruang kantor terbuka, dan ruang kantor berhias. Tata ruang kantor gabungan ini banyak digunakan karena dari ketiga bentuk ruang kantor yang telah disebutkan diatas mempunyai kerugiannya masing-masing. Dengan menggabungkan berbagi unsur yang terbaik, maka kondisi kantor gabungan bisa menjadi pilihan untuk menciptakan suasana kantor yang lebih kondusif.